1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных индивидуальным предпринимателем Меликовым Дамиром Валерьевичем (ОГРНИП 326237500330790, ИНН 231005988260; далее — Оператор), оказывающим услуги под наименованием «Мои переводы».

1.2. Политика разработана во исполнение ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и действует в отношении всех персональных данных, которые Оператор получает от субъектов персональных данных при оказании услуг, приёме обращений, использовании сайта моипереводы.рф (далее — Сайт), а также в трудовых отношениях.

1.3. Адрес Оператора для обращений: 350010, г. Краснодар, ул. Зиповская, д. 5к1, здание МФЦ; телефон +7 961 787-18-23; электронная почта info@moiperevody.ru.

1.4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, — индивидуальный предприниматель Меликов Дамир Валерьевич; контакты — в п. 1.3.

1.5. Термины используются в значении ст. 3 Закона.

1.6. Политика размещена на Сайте по адресу моипереводы.рф/privacy и предоставляется по запросу в офисе Оператора.

2. Принципы обработки

2.1. Обработка ведётся на законной и справедливой основе, ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей; не допускается обработка, несовместимая с целями сбора.

2.2. Обрабатываются только те персональные данные, которые отвечают целям обработки. Оператор не запрашивает сведения сверх необходимых для оказания заказанной услуги.

2.3. Не допускается объединение баз данных, обработка в которых ведётся в несовместимых целях.

2.4. Персональные данные хранятся в форме, позволяющей определить субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки, и уничтожаются по достижении целей или при утрате необходимости в их достижении.

2.5. Персональные данные граждан Российской Федерации записываются, систематизируются, накапливаются, хранятся, уточняются и извлекаются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

3. Цели, категории данных и правовые основания

3.1. Оказание услуг перевода и сопутствующих услуг

Цель: оказание услуг письменного и устного перевода, организация нотариального свидетельствования верности перевода, апостилирования и консульской легализации, истребование документов, сопровождение процедур; заключение, исполнение и учёт договоров; выдача кассовых чеков; рассмотрение претензий.

Субъекты: клиенты и их представители; лица, сведения о которых содержатся в документах, представленных для перевода (например, родители в свидетельстве о рождении, второй родитель в согласии на выезд ребёнка); работники и представители клиентов — юридических лиц.

Категории данных: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; пол; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; адрес; телефон; электронная почта; семейное положение и сведения о родственниках; образование и квалификация; сведения о трудовой деятельности и доходах; воинский учёт; ИНН; СНИЛС; права на имущество; фотография в документе; подпись; иные сведения из документов, представленных для перевода.

Специальные категории: сведения о состоянии здоровья (медицинские документы) и о судимости (справки об отсутствии или наличии судимости) — исключительно когда клиент представляет такой документ для перевода. Сведения о здоровье — с письменного согласия клиента (п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона); сведения о судимости — в связи с договором, заключаемым по инициативе клиента (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона), для нотариального свидетельствования верности перевода (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате), с письменного согласия клиента. Биометрические персональные данные не обрабатываются.

Основания: п. 1, 5, 7 ч. 1 ст. 6, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона; глава 39 Гражданского кодекса РФ; ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате; Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ; ст. 23 Налогового кодекса РФ; ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; договор (заказ); согласие субъекта. Данные третьих лиц, содержащиеся в документах клиента, обрабатываются в интересах клиента как выгодоприобретателя по договору (п. 5 ч. 1 ст. 6) и в законных интересах Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6) без ущерба правам этих лиц; они не используются ни для каких целей, кроме перевода документа.

3.2. Приём обращений и заявок, информирование о заказе

Цель: приём и обработка обращений через формы Сайта, телефон, электронную почту и мессенджеры; консультирование; расчёт стоимости; связь с заявителем; сообщение статуса заказа.

Субъекты: посетители Сайта, направившие обращение; потенциальные и действующие клиенты.

Категории данных: имя (фамилия, имя, отчество); телефон; электронная почта; содержание обращения; адрес страницы, с которой отправлена заявка; IP-адрес; дата и время; номер заказа.

Основание: п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона — действия по инициативе субъекта, направленные на заключение договора, и исполнение заключённого договора. Отдельное согласие на приём и обработку заявки не требуется и не запрашивается: субъект обращается к Оператору сам, за услугой, и обработка ведётся только в объёме, нужном для этой услуги.

IP-адрес обрабатывается только для ограничения частоты обращений — защиты от автоматических рассылок и перебора. Он учитывается десять минут при отправке форм и один час при обращении к помощнику и при проверке статуса заказа; запись лежит в служебном файле и стирается при первом обращении, поступившем после этого срока. Ни в один журнал Сайта, ни в реестр заказов, ни в письма Оператору IP-адрес не попадает.

Проверка статуса заказа на Сайте выполняется по номеру заказа и последним четырём цифрам телефона; в ответ выдаётся только статус.

3.3. Статистика посещаемости Сайта и оценка рекламы

Цель: сбор статистики посещаемости, оценка эффективности рекламы, улучшение Сайта с использованием сервиса Яндекс Метрика (ООО «Яндекс»).

Субъекты: посетители Сайта.

Категории данных: идентификаторы cookie и ClientID; IP-адрес; сведения о браузере, устройстве, операционной системе; просмотренные страницы; источник перехода и идентификаторы рекламных переходов; дата и время.

Основание: п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона — осуществление законных интересов Оператора (оценка эффективности рекламы, за которую Оператор платит, и работоспособности Сайта) при условии, что права и свободы субъекта не нарушаются. Данные собираются в обезличенном виде, не объединяются со сведениями о заказах и не используются для решений в отношении конкретного посетителя.

Посетитель может прекратить этот сбор сам, не теряя доступа к Сайту: настройками браузера (запрет сторонних cookie, режим «не отслеживать»), удалением cookie Сайта или отказом на странице Яндекс Метрики yandex.ru/support/metrica/general/opt-out.html. Технически необходимые cookie (сохранение выбранных настроек, защита форм от автоматической отправки) применяются всегда, поскольку без них Сайт не работает.

3.4. Трудовые отношения и учёт

Цель: оформление трудовых отношений и договоров гражданско-правового характера, кадровый, бухгалтерский и налоговый учёт, отчётность в государственные органы и фонды.

Субъекты: работники, бывшие работники, соискатели, исполнители по договорам гражданско-правового характера, члены их семей в объёме, требуемом законом.

Категории данных: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; пол; гражданство; паспортные данные; адрес; телефон; электронная почта; ИНН; СНИЛС; семейное положение и дети; образование; трудовая деятельность и стаж; воинский учёт; банковские реквизиты; доходы и удержания; сведения о временной нетрудоспособности в объёме, требуемом Трудовым кодексом РФ.

Основания: п. 2 и 5 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона; глава 14 Трудового кодекса РФ; Налоговый кодекс РФ; Федеральные законы № 402-ФЗ, № 27-ФЗ, № 255-ФЗ, № 53-ФЗ.

4. Порядок и условия обработки

4.1. Обработка ведётся смешанным способом: с использованием средств автоматизации (информационные системы Оператора, электронная почта, Сайт) и без них (бумажные документы, журналы). Неавтоматизированная обработка ведётся по постановлению Правительства РФ от 15.09.2008 № 687.

4.2. Персональные данные получаются непосредственно от субъекта либо от клиента, представившего документы для перевода. Если данные третьего лица получены не от него, Оператор не уведомляет это лицо, поскольку данные получены на основании договора с клиентом и используются только для его исполнения (п. 2 ч. 4 ст. 18 Закона).

4.3. Доступ к персональным данным имеют только лица, включённые в перечень допущенных, после ознакомления с настоящей Политикой и Положением об обработке и защите персональных данных под подпись. Эти лица обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта (ст. 7 Закона).

4.4. Персональные данные передаются третьим лицам только:

1) нотариусу — для свидетельствования верности перевода;
2) органам, осуществляющим апостилирование и легализацию (Минюст России и его территориальные органы, МИД России, консульские учреждения), — при заказе соответствующей услуги;
3) курьерским службам — для доставки документов, в том числе между регионами к месту подачи в консульское учреждение и обратно, без доступа к содержанию отправления;
4) хостинг-провайдеру ООО «Спринтхост» и почтовому сервису ООО «ВК» (Почта Mail.ru) — как лицам, предоставляющим инфраструктуру хранения на территории Российской Федерации, без доступа к содержанию;
5) ООО «Яндекс.Облако» — для обработки текста вопросов, заданных помощнику на Сайте; помощник предназначен для вопросов об услугах, персональные данные в него вводить не требуется;
6) партнёрам-исполнителям отдельных услуг — по поручению Оператора на основании договора с условием о конфиденциальности и защите персональных данных (ч. 3 ст. 6 Закона); о том, что услугу оказывает партнёр, клиент уведомляется на странице услуги и при заказе;
7) государственным органам — в случаях, прямо предусмотренных законом.

4.5. Трансграничная передача персональных данных осуществляется в одном случае: при заказе консульской легализации работник Оператора представляет документы клиента в консульское учреждение государства назначения, то есть органу иностранного государства (ст. 12 Закона). Порядок подачи зависит от требований консульства: по доверенности клиента либо по заявлению самого работника от своего имени с предъявлением его паспорта; документы к месту подачи и обратно пересылаются службой доставки в закрытом отправлении. Передача выполняется только по поручению клиента, в объёме документов, которые он представил для легализации, и с его письменного согласия на передачу в названное им государство; о намерении осуществлять такую передачу Оператор уведомляет Роскомнадзор, государства назначения указываются в уведомлении об обработке персональных данных. В иных случаях трансграничная передача не осуществляется. Приём и выдача документов ведутся через офис, электронную почту Оператора и мессенджер MAX. WhatsApp и Telegram используются только для переписки без документов и паспортных данных; если клиент по своей инициативе направляет туда документы, Оператор предлагает MAX или почту и через иностранные мессенджеры документы не отправляет.

4.6. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки.

4.7. Персональные данные не распространяются и не публикуются. Отзывы на Сайте не размещаются.

5. Сроки хранения и уничтожение

5.1. Изображения документов, представленных для перевода, и готовые переводы в электронном виде хранятся 6 месяцев после выдачи результата клиенту — для повторной выдачи экземпляра и исправления перевода, пока клиент проходит процедуру, для которой переводил документы, — затем уничтожаются. Бумажные оригиналы и переводы возвращаются клиенту при выдаче.

5.2. Сведения о заказе без изображений документов (кто, что, когда, стоимость, кассовый чек) хранятся 5 лет по ст. 23 Налогового кодекса РФ и ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ.

5.3. Обращения и заявки, не ставшие заказом, — 1 год с даты обращения.

5.4. Данные посещаемости Сайта — в сроки, установленные сервисом Яндекс Метрика; Оператор хранит только обезличенные отчёты.

5.5. Документы кадрового и бухгалтерского учёта — в сроки, установленные Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечнем Росархива.

5.6. При отзыве согласия персональные данные уничтожаются в течение 30 дней, если их дальнейшее хранение не требуется законом (ч. 5 ст. 21 Закона). По достижении цели обработки — в течение 30 дней (ч. 4 ст. 21).

5.7. Уничтожение оформляется актом; при автоматизированной обработке факт уничтожения дополнительно фиксируется в журнале (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

6. Права субъекта персональных данных

6.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих персональных данных по ч. 7 ст. 14 Закона; требовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для заявленной цели данных; отозвать согласие; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор (Управление по Южному федеральному округу, 350001, г. Краснодар, ул. им. Маяковского, 158; портал pd.rkn.gov.ru) или в суд.

6.2. Запрос направляется в письменной форме по адресу офиса или на электронную почту info@moiperevody.ru и должен содержать сведения по ч. 3 ст. 14 Закона: номер основного документа, удостоверяющего личность, дату выдачи и выдавший орган; сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (номер заказа, телефон, дата обращения), либо иные сведения, по которым Оператор может идентифицировать субъекта; подпись субъекта или его представителя.

6.3. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением субъекта (ст. 20 Закона).

6.4. Отзыв согласия направляется так же, как запрос. Отзыв не затрагивает обработку, которая ведётся по иным основаниям (исполнение договора, требования закона о хранении документов учёта).

7. Меры по обеспечению безопасности

7.1. Организационные: назначен ответственный за организацию обработки; утверждены Политика, Положение об обработке и защите персональных данных, перечни данных и допущенных лиц, формы согласий и журналов; работники ознакомлены под подпись; ведётся внутренний контроль не реже раза в год; определён уровень защищённости информационных систем (постановление Правительства РФ № 1119).

7.2. Технические (по приказу ФСТЭК России № 21): разграничение и парольная защита доступа, антивирусная защита, защищённое соединение HTTPS на Сайте, ограничение доступа к операторскому разделу Сайта паролем, ограничение частоты запросов к Сайту, размещение баз данных на территории Российской Федерации, ограничение физического доступа в помещение и к носителям, учёт носителей, уничтожение данных по истечении сроков.

7.3. При инциденте, повлёкшем неправомерную передачу персональных данных, Оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21 Закона).

8. Заключительные положения

8.1. Политика пересматривается при изменении законодательства, целей или способов обработки, не реже одного раза в год. Новая редакция публикуется на Сайте с указанием даты утверждения.

8.2. Настоящая редакция заменяет размещённую ранее «Политику конфиденциальности».

8.3. Вопросы по обработке персональных данных: +7 961 787-18-23, info@moiperevody.ru, офис — г. Краснодар, ул. Зиповская, д. 5к1, здание МФЦ.

Политика обработки персональных данных